Das Jahr neigt sich dem Ende zu: Das ist die Zeit, in der sich die meisten Vermieter (und natürlich auch Mieter) mit der Betriebskostenabrechnung beschäftigen. Die Kosten sind
jährlich abzurechnen, sofern Mietvorauszahlungen vereinbart worden sind. Einzelheiten hierzu sind seit der Mietrechtsreform 2001 in §556 Abs. 3 BGB geregelt.

Bei der Abrechnung über die im Rahmen eines Mietverhältnisses angefallenen Betriebskosten haben Vermieter, aber auch Mieter eine Reihe von Fristen zu beachten. Werden diese nicht eingehalten, kann das zu einem Verlust von Ansprüchen und Rechten führen. Der entsprechende Paragraph im BGB besagt, dass die Abrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode beim Mieter vorliegen muss – der Vermieter ist also nicht an das Kalenderjahr gebunden.

Als Beispiel: Die Abrechnung für das Jahr 2011 muss also bis zum 31.12.2012 dem Mieter zugestellt werden. Überschreitet der Vermieter diese Frist, können keine Betriebskosten nachgefordert werden, ganz egal, wie hoch die Summe ist.

Ist die Betriebskostenabrechnung fristgerecht abgeschickt worden, aber der Mieter hat sie nicht erhalten, so muss eine Ersatzabrechnung ebenfalls innerhalb der Jahresfrist dem Mieter zugehen. Bei der Zustellung ist der Vermieter die beweispflichtige Person. Es gibt allerdings auch Ausnahmen von der einzuhaltenden Frist, so beispielsweise, wenn der Vermieter ohne eigenes Verschulden verhindert war. Ein Beispiel wäre, wenn er selbst die Abrechnung eines Versorgungsunternehmens noch nicht erhalten hat. Dies muss er allerdings beweisen beziehungsweise belegen können.

Betriebskostenabrechnung : Zu den Bestandteilen

Was genau muss eine Betriebskostenabrechnung enthalten? Zum einen eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten der Wohnanlage. Ferner Angabe und Erläuterung des Verteilungsschlüssels (falls dies dem Mieter nicht bereits bekannt ist), die Berechnung des Anteils, der vom Mieter zu tragen ist, sowie die Angabe der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen, die von der Gesamtrechnung abzuziehen sind.

Wichtig ist zudem, dass die Abrechnung nachvollziehbar sein muss; der Mieter muss in der Lage sein, sie im Zweifelsfall nachzurechnen. Die Kosten müssen eindeutig bezeichnet sein, damit sie bei einer Prüfung der Belege leicht zuzuordnen sind. Der Mieter hat auch das Recht, die zugrundeliegenden Belege für die präsentierte Abrechnung einzusehen und muss sich dafür zum Vermieter begeben (nur in Ausnahmefällen kann nach Treu und Glauben eine Übersendung der Belege in Form von Kopien verlangt werden). Dieser ist wiederum verpflichtet, für die Einsichtnahme ausreichend Zeit einzuräumen.

Sind mehrere Wohnungen in einem Haus vermietet, müssen leerstehende Wohnungen in die Umlage mit einbezogen werden. Kosten, die auf diese entfallen, müssen vom Eigentümer getragen werden.

Befinden sich zudem Gewerberäume und Mietwohnungen in einem Haus, muss eine getrennte Berechnung nur dann erfolgen, wenn die Kosten der Gewerbemieter zu einer Mehrbelastung für die Wohnungsmieter führen.

Welche Rechnungen auf den Mieter umgelegt werden dürfen, regelt in erster Linie der Mietvertrag und die dort verzeichnete Betriebskosten-Klausel. In den meisten Fällen wird dort auf den Betriebskosten-Katalog in § 2 der Betriebskostenverordnung (hier ist geregelt, was Betriebskosten sind und welche davon auf den Mieter im Rahmen der jährlichen Betriebskostenabrechnung umgelegt werden dürfen) verwiesen, in älteren Mietverträgen auf den Betriebskosten-Katalog der Anlage 3 zu § 27 II. Berechnungsverordnung. Doch keine Angst: Es bestehen keine großen Unterschiede zwischen alten und neuen Verträgen.

Werden in der Betriebskostenabrechnung Kosten umgelegt, die weder vereinbart wurden noch in der entsprechenden Verordnung stehen, können diese auch nach mehreren Jahren noch vom Mieter zurückgefordert werden. Als Beispiel: Reparatur- oder reine Verwaltungskosten können nicht auf den oder die Mieter umgelegt werden.

Betriebskostenabrechnung: Zur Widerspruchsfrist

Nachdem der Mieter die Abrechnung erhalten hat, bleiben ihm 12 Monate, um diese zu prüfen und, falls gegeben, seine Einwände zu bekunden und ausreichend zu begründen (Beispiel: zu hohe Heizkosten genügen nicht als Begründung). Sollte es zu Verzögerungen innerhalb der Einspruchsfrist kommen, die nicht vom Mieter verschuldet sind (beispielsweise, wenn der Vermieter die Einsichtnahme in die Belege verweigert) und aufgrund denen er seine Einsprüche nicht konkretisieren kann, so verlängert sich die Jahresfrist.

Mieter sollten also die Abrechnung so schnell wie möglich nach Zugang prüfen und bei Unklarheiten Kontakt mit dem Vermieter aufnehmen und eventuell Einsichtnahme in Belege fordern. Falls diese Unklarheiten nicht beseitigt werden können, aber dennoch der Gesamtbetrag vom Mieter bezahlt wird, sollte dieser ausdrücklich darauf hinweisen, dass er sich die Rückforderung des Betrages oder eines Teils davon nach erfolgter Überprüfung der Abrechnung vorbehält.

Wer an den Beträgen der Betriebskosten zweifelt, sollte ausrechnen, welche Kostenhöhe er pro Quadratmeter und Monat zahlen sollte. (Als Beispiel: Der Vermieter verlangt 600 Euro im Jahr für die Hausreinigung; die Wohnung des Mieters hat eine Größe von 100 Quadratmetern. Somit betragen die Reinigungskosten pro Monat 50 Cent pro Quadratmeter.) Diese Zahl sollte mit früheren Betriebskostenabrechnungen und den Werten aus dem Betriebskostenspiegel verglichen werden. Hilfe zur Ermittlung der durchschnittlichen Betriebskosten in Deutschland findet sich beim deutschen Mieterbund.

Auch an anderer Stelle kann nachgeprüft werden: Erscheinen dem Mieter beispielsweise die Heizkosten zu hoch, kann er sich auf www.heizspiegel.de informieren, wie seine Werte im Vergleich zum deutschlandweiten Durchschnitt – oder dem der Region – liegen. Über einen Blick in die Rechnungen beim Vermieter lässt sich anschließend herausfinden, ob die abgerechneten Kosten tatsächlich angefallen sind. Einen Anspruch auf eine modernere Heizung oder eine Dämmung des Hauses hat der Mieter nicht, aber er könnte ein Gespräch mit dem Vermieter suchen, um diesen anzuregen, über Energiesparmaßnahmen nachzudenken.

Liegen keine Widersprüche mehr vor und die Summen sind geklärt, muss der Mieter seine Betriebskosten spätestens bis zum Ablauf des übernächsten Monats zahlen, nachdem er die Abrechnung erhalten hat.

Vermieter-Mieter: Kaution und Betriebskosten

Etwas komplizierter gestaltet sich die Verrechnung, wenn ein Mieter mitten im Jahr ausziehen möchte und noch eine Kaution abzuhandeln ist. Hier ist zu beachten, dass wirklich nach spätestens sechs Monaten über die Kaution abgerechnet sein muss. Allerdings hat der Vermieter zu diesem Zeitpunkt noch nicht über die Betriebskosten abgerechnet.

In einem solchen Fall darf er einen Teil der Kaution zurückhalten, wenn der Mieter in den vergangenen Jahren Betriebskosten nachzahlen musste und angenommen werden kann, dass dies wieder der Fall sein wird. Darauf basierend darf auch nur ein Teil der Kaution einbehalten werden, der dem bisherigen Nachzahlungsbetrag entspricht.

Wird die Kaution vollständig ausgezahlt, es stellt sich heraus, dass der Mieter Betriebskosten nachzahlen muss und er weigert sich, kann es im Extremfall zu einer Klage kommen – mit sämtlichen Prozesskosten und -risiken.

Hier ist es also besser, sich die Zeit zu nehmen und sorgfältig zu verrechnen, um sich unangenehme Wege und überflüssige Probleme zu ersparen.