Als Folge der derzeit niedrigen Zinsen investieren immer mehr Menschen in selbstgenutzte Eigentumswohnungen, mit der Idee diese aus der gesparten Miete zu finanzieren. Häufig übernehmen sich solche neuen Immobilienbesitzer jedoch: Sie können die Kosten für die Wohnung nicht aufbringen, bleiben das Wohngeld schuldig und müssen im Extremfall Privatinsolvenz anmelden. Wird die Wohnung zwangsversteigert, stehen allerdings die Wohneigentumsgemeinschaften (WEG) meist allein mit den noch offenen Forderungen gegen den Alteigentümer da. Die gestiegene  Anzahl diese Fälle hat nun zu höchstrichterlichen Entscheidungen geführt, die klar beschreiben, wie derartige Forderungen deklariert werden müssen und wie eine rechtskonforme WEG-Abrechnung zu erstellen ist. Erste Spezialprogramme für die Immobilienverwaltung, wie „Capitol“ von Sommer Informatik, wurden bereits an die neuen Anforderungen angepasst.

Kauft man eine Eigentumswohnung, wird man anteilig – meist berechnet nach der Quadratmeterzahl der Wohnung – auch Miteigentümer der sogenannten Instandhaltungsrücklage, aus der allgemeine Reparaturen und Wartungsmaßnahmen, wie eine neue Dachrinne oder ein frischer Hausanstrich, bezahlt werden. Das heißt, der Käufer erwirbt neben dem Nutzungsrecht an seiner Wohnung auch die bereits angesparten Rücklagen. Auch sein Hausgeld dient nicht nur zur Deckung der allgemeinen Betriebs- und Verwaltungskosten, sondern fließt ebenso in die Instandhaltungsrücklage mit ein. Aufgrund der steigenden Zahl von Privatinsolvenzen unter Wohnungseigentümern haben Hausverwalter und Eigentümergemeinschaften inzwischen jedoch immer häufiger mit zahlungsunfähigen Parteien zu kämpfen, die diesen Verpflichtungen nicht nachkommen und dadurch finanzielle Löcher in der Haushaltsplanung reißen.

Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) verwalten: Software soll Abrechnung übernehmen

Früher war es gängige Praxis, dass Wohngelder in der WEG-Abrechnung zwar ausgewiesen wurden, aber nicht sofort erkennbar war, welche dieser Beträge eventuell noch ausstanden. Besonders Käufer von Gebrauchtimmobilien konnten so unliebsame Überraschungen erleben. Der Bundesgerichtshof hat daher nun mit einigen Entscheidungen klare Vorgaben getroffen, welche Punkte in welcher Form auf der WEG-Abrechnung ausgewiesen werden müssen, um rechtskonform zu sein. Die WEG-Hausverwalter geben dieses Problem wiederum an die Entwickler und Anbieter von Immobiliensoftware weiter: „Eine moderne, aktuelle Softwarelösung muss einfach in der Lage sein, die Anforderungen des BGH zu erfüllen und zuverlässig richtige Abrechnungen zu generieren“ so Martin Metzger, Hausverwalter und Fachreferent für WEG-Themen aus Rosenheim.

Generell sind die Abrechnungen durch die Urteile allerdings deutlich komplizierter und auch komplexer geworden, weil die „Offenen Posten“ (OP) als Teil der Finanzbuchhaltung dargestellt werden müssen. Um hier Abhilfe zu schaffen, hat der Softwarespezialist Sommer Informatik GmbH, der seit mehr als 15 Jahren auf dem Immobilensoftwaremarkt tätig ist und unter anderem Branchenlösungen für die Haus- und WEG-Verwaltung anbietet, jetzt in der Version 12 seines Programms „Capitol“ alle neuen Anforderungen  der BGH-Rechtsprechung umgesetzt.

 WEG-Verwaltung: Automatische Ist-Soll-Aufstellung und Jahresabrechung

Die Stammdaten für Gebäude, Wohnungen und Personen sowie die Eigentümerwechsel werden während der täglichen Arbeit mit „Capitol Hausverwaltung“  erfasst. In der integrierten Finanzbuchhaltung lassen sich dabei alle notwendigen Buchungen tätigen, darunter auch die Hausgelder, die getrennt nach Kosten und Rücklagen sollgestellt und in der OP-Liste auf ihren Zahlungseingang geprüft werden. Dadurch ergibt sich in der WEG-Abrechnung automatisch die Gegenüberstellung von zu zahlendem „Soll“ und tatsächlich bezahltem „Ist“. Darüber hinaus verbucht das System auch Kosten und Rücklagen automatisiert.

In der „Capitol WEG-Abrechnung“ werden diese Daten einmal jährlich zusammengefasst und daraus die Jahresabrechnung erstellt. Neben den Daten des Gebäudes, des Eigentümers und der Wohnung werden hier auch die umgelegten Kosten und Rücklagen, sowie die geleisteten Hausgeldzahlungen zusammengeführt und entsprechend die sogenannte Abrechnungsspitze sowie das Abrechnungsergebnis als Guthaben beziehungsweise Nachzahlung ausgewiesen.

Mit der ergänzenden Anlage zur rechtssicheren BGH-Abrechnung erhält der Eigentümer eine übersichtliche Aufstellung aller relevanten Daten, die der aktuellen BGH-Rechtsprechung genügt. Darunter fallen beispielsweise Bewegungen auf dem Bankkonto zusammengefasst nach Kategorien, periodenfremde Ausgaben und Einnahmen, Hausgeld-Kosten und -Rücklagen sowie die Gesamtkosten und das Ergebnis der Abrechnung.

Die Rosenheimer Sommer Informatik GmbH entwickelt und vertreibt seit mehr als 15 Jahren Software für Hausverwaltungen, darunter  „Capitol Classic“ für die Verwaltung von Mietobjekten, Wohnungseigentumsanlagen, Gewerbeobjekten und Grundstücken. Das umfangreiche Programm deckt nicht nur die Standardfälle ab, sondern berücksichtigt auch nahezu jede bekannte Sonderform der Immobilienverwaltung, wobei die Software individuell den jeweiligen Detailanforderungen angepasst wird. So wurde das Produkt bereits auf die Bedürfnisse unterschiedlichster Branchen abgestimmt, zum Beispiel Banken, Brauereien, Stiftungen, Gewerbeparks, private und gewerbliche Hausverwalter, Kirchen, Kommunen und Vermögensverwalter. Die Software „Capitol“ Version 12 ist ab sofort erhältlich, weitere Informationen unter www.sommer-informatik.de und www.capitol-classic.de